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Letter of Intent

Gemeinsame Mitwirkung an der Verstetigung von CIVITAS/CORE

CIVITAS/CORE ist eine offene digitale Basisinfrastruktur in öffentlicher Verantwortung. Die unterzeichnende Organisation unterstützt das Ziel, einen anbieterneutralen, dauerhaft gepflegten und breit nachnutzbaren gemeinsamen Upstream zu sichern. Hierfür soll die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Nachnutzenden, Civitas Connect e. V., Betreibenden, Dienstleistenden und weiteren Mitwirkenden gestärkt und ein nachhaltiges Ökosystem rund um CIVITAS/CORE aufgebaut werden. Ein verlässlich gepflegter gemeinsamer Upstream schafft die Grundlage für langfristig tragfähige Produkte,
Dienstleistungen und Betriebsmodelle auf Basis von CIVITAS/CORE. Seine Sicherung erfordert neben funktionalen Weiterentwicklungen insbesondere kontinuierliche Wartung, die Pflege von Abhängigkeiten, Fehlerbehebung, Optimierungen, Tests, Dokumentation, Release-Pflege und ein koordiniertes
Schwachstellenmanagement. Die Unterzeichnenden unterstützen das Ziel, diese wiederkehrenden Aufgaben gemeinschaftlich und auf einer planbaren Ressourcenbasis zu tragen.

Gemeinsames Verständnis und Governance

Die Mitglieder der Abteilung CIVITAS/CORE des Vereins Civitas Connect e. V., nachfolgend CIVITAS/CORE-Community, entscheiden im Rahmen der Vereins- und Abteilungsgovernance über Mission, Produktscope, Roadmap, Prioritäten und die Verwendung des gemeinschaftlichen Budgets. Civitas Connect e. V. gestaltet als neutraler Träger und Koordinator des Open-Source-Upstreams die übergreifende Organisation des Produkt- und Entwicklungsprozesses. Hierzu gehört insbesondere die Organisation der Maintainer-Rollen und die Koordination von Reviews, Merges, Releases, Qualitätssicherung und Security-Prozessen. Die praktische Durchführung erfolgt im Rahmen der vorgesehenen Rollen und Verfahren unter Mitwirkung der beteiligten Organisationen und Personen. Civitas Connect bringt im Rahmen seiner Möglichkeiten eigene Ressourcen für Wartung, Pflege, Fehlerbehebung und technische Entwicklungen ein. Sicherheitsrelevante Aufgaben stehen dabei besonders im Fokus. Die fachliche und technische Mitwirkung steht auch Organisationen und Personen offen, die nicht Mitglied der CIVITAS/CORE-Community sind. Vorschläge und Beiträge werden nach transparenten Verfahren in die gemeinschaftliche Abstimmung einbezogen; die Entscheidungen richten sich nach der Vereins- und Abteilungsgovernance.

Beiträge zum gemeinsamen Upstream

Die Beteiligten teilen das Ziel, dass Organisationen, die CIVITAS/CORE nutzen, betreiben, integrieren oder darauf Dienstleistungen und Produkte aufbauen, im Rahmen ihrer Möglichkeiten zur nachhaltigen Pflege und Weiterentwicklung der gemeinsamen Basis beitragen. Dabei gilt der Grundsatz „Upstream first“: Verbesserungen, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen, die über einen einzelnen kundenspezifischen Anwendungsfall hinaus für CIVITAS/CORE relevant sind, sollen nach Möglichkeit in den gemeinsamen Upstream eingebracht werden. Über die Aufnahme wird nach den geltenden Governance-, Qualitäts- und Review-Prozessen entschieden.
Beiträge sind ausdrücklich erwünscht und werden nach transparenten, einheitlichen Regeln geprüft. Sie unterliegen den für die jeweiligen Komponenten geltenden Lizenzbestimmungen, insbesondere der EUPL, soweit diese einschlägig ist. Gesetzliche und lizenzrechtliche Pflichten bleiben von den
Absichtserklärungen dieses LOI unberührt. Aus der Unterzeichnung oder einem Beitrag allein entstehen keine Ansprüche auf Übernahme in den Upstream, Priorisierung, Beauftragungen oder Exklusivität und keine zusätzlichen Stimm-, Weisungs- oder sonstigen Entscheidungsrechte. Rechte aus einer Mitgliedschaft oder einer nach der Governance übertragenen Rolle bleiben unberührt.

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Beabsichtigte Mitwirkung

Die unterzeichnende Organisation beabsichtigt, im Rahmen ihrer Möglichkeiten aktiv zur kontinuierlichen Pflege, Sicherheit und Weiterentwicklung von CIVITAS/CORE beizutragen. Mögliche Beiträge umfassen insbesondere Wartung und Schwachstellenbearbeitung, Code-Reviews, Tests, Dokumentation und
Releases, fachliches und technisches Know-how, die Übernahme abgestimmter Aufgabenpakete sowie die Bereitstellung personeller oder finanzieller Ressourcen.
Sie beabsichtigt, eine Ansprechperson für die Zusammenarbeit zu benennen und gemeinsam mit Civitas Connect einen geeigneten Beitrag sowie einen realistischen zeitlichen Rahmen zu konkretisieren. Angestrebt werden insbesondere wiederkehrende und planbare Beiträge. Civitas Connect koordiniert hierfür transparente Abstimmungsformate, geeignete Kommunikationsplattformen und eine Übersicht gemeinsamer Aufgaben und Ressourcenbedarfe. Art und Umfang konkreter Beiträge werden gesondert abgestimmt.

Sicherheit und gesetzliche Verantwortlichkeiten

Dienstleistende, Betreibende und weitere Organisationen, die CIVITAS/CORE nutzen oder darauf Produkte und Dienstleistungen aufbauen, haben ein gemeinsames Interesse daran, dass CIVITAS/CORE als Open-Source-Software dauerhaft stabil, gepflegt und sicher bleibt. Sie sollen sich deshalb im Rahmen ihrer
Möglichkeiten an Wartung, Fehlerbehebung, Schwachstellenmanagement und Weiterentwicklung des gemeinsamen Upstreams beteiligen. Erkenntnisse und Verbesserungen aus ihrer praktischen Arbeit sollen nach Möglichkeit allen Nachnutzenden zugutekommen. So wird die Grundlage gestärkt, auf der alle
Beteiligten ihre eigenen Angebote verlässlich betreiben und weiterentwickeln können. Die Unterzeichnung stellt keinen Nachweis regulatorischer Konformität dar.

Rollen und vertragliche Verantwortung

Betreibende, Dienstleistende und sonstige Beteiligte handeln gegenüber ihren jeweiligen Kunden und Vertragspartnern im eigenen Namen und auf eigene Verantwortung. Vertragliche Verantwortlichkeiten für Betrieb, Deployment, Monitoring, Workarounds, Rollout, Support, Gewährleistung und Service Levels ergeben sich aus den jeweils geschlossenen Verträgen. Gesetzliche Verantwortlichkeiten bleiben unberührt.

Unverbindlichkeit und Unabhängigkeit

Dieser LOI dokumentiert die gemeinsame Absicht zur Zusammenarbeit und Mitwirkung an der nachhaltigen Entwicklung von CIVITAS/CORE als öffentliche Basis-Dateninfrastruktur. Er begründet keine rechtliche Verpflichtung zur Bereitstellung bestimmter Personalressourcen, Leistungen oder finanzieller Mittel und keinen Vergütungs- oder Erstattungsanspruch. Ebenso entstehen durch diesen LOI kein Dienstleistungs-, Arbeits-, Gesellschafts-, Vertretungs- oder Exklusivverhältnis sowie keine Bevorzugung oder sonstigen Vorteile in Beschaffungs- oder Vergabeverfahren. Verbindliche Leistungen, Beauftragungen oder Finanzierungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Jede Organisation trägt ihre eigenen Kosten und bleibt in ihren Geschäfts- und Beschaffungsentscheidungen unabhängig. Die Beteiligten tauschen keine wettbewerblich sensiblen Informationen aus.

Öffentliche Nennung

Die Unterzeichnung dokumentiert die Unterstützung der in diesem LOI beschriebenen Ziele. Eine öffentliche Nennung als unterstützende Organisation erfolgt auf Grundlage der gesonderten Freigabe in der Anlage. Die Nennung stellt keine Zertifizierung, Aussage über bereits erbrachte Beiträge oder
Bestätigung der Sicherheit beziehungsweise regulatorischen Konformität von Produkten und Dienstleistungen dar. Die gesonderte Freigabe ist von der Unverbindlichkeit dieses LOI ausgenommen.

Unterzeichnung

Mit der Unterzeichnung erklärt die Organisation ihre Unterstützung der vorstehenden Ziele und Absichten. Die zeichnende Person bestätigt, zur Abgabe dieser Erklärung im Namen der Organisation berechtigt zu sein.

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Mathias Renner

CIVITAS/CORE

m.renner@civitasconnect.digital